Stellen Sie sich vor, Sie kommen zu einer Ihnen unbekannten Person, mit der Sie - und das ist für Sie und Ihr Projekt sehr wichtig - ein intensives (mindestens einstündiges) Gespräch führen wollen. Und diese Person sagt als erstes:

"Hatten wir heute einen Termin? Das hab ich wohl vergessen... Na, dann setzen wir uns mal schnell rüber. Dauert doch nicht lange, oder?"

Natürlich wird nicht jedes Interview mit einer solchen Schrecksekunde eröffnet, aber jedes beginnt auf seine eigene Art und Weise, denn jeder Interviewpartner ist individuell. Sich in jedem Interview schnellstmöglich - quasi innerhalb der ersten zehn Sekunden - auf sein Gegenüber einzustellen, das ist dabei die Herausforderung!

Um diese Herausforderung zu meistern, sollte man möglichst viele Interviews (zu verschiedenen Themen und mit unterschiedlichen Interviewpartnern) führen, denn mit der Zeit - und der wachsenden Erfahrung - erkennt man bestimmte "Typen" von Gesprächspartnern und entwickelt Strategien für den Umgang mit ihnen. Um diese "Typen" von Interviewpartnern soll es in diesem Blog-Beitrag gehen.

Hinweise zum Gebrauch dieses Artikels

In diesem Artikel geht es weder um Vollständigkeit noch um psychologische Fundierung, vielmehr werden Erfahrungswerte aus mehreren Jahren voller Interviews zu den verschiedensten Fragestellungen zusammengefasst. Dabei entstehen relativ plakativ beschriebene "Typen", die Interviewpartner werden quasi "in Schubladen" gesteckt.

Natürlich muss man mit einem solchen Vorgehen vorsichtig sein: Es gibt Menschen, die sich nicht zuordnen lassen, es gibt "Mischformen" und eine Schublade mag manchmal "falsch" sein. "Schubladendenken" kann dem Interviewer auch die für das Gespräch notwendige Objektivität rauben, wenn er dabei zu absolut denkt und den Interviewpartner nicht mehr aus seiner Schublade "heraus lässt".

Gleichzeitig kann aber eine gewisse Kategorisierung den Umgang mit dem Gesprächspartner erleichtern. Sie hilft passende "Best Practices" zu identifizieren, anzuwenden und einen Weg zu finden, um z.B. auch in dem eingangs genannten Beispiel noch ein "gutes" Interview zu führen. Man sollte sich jedoch immer bewusst sein, wann man seinen Interviewpartner in eine Schublade steckt.

"Der Unwillige"

"Warum wollen Sie das jetzt wissen?"

Der Unwillige will eigentlich gar nicht am Interview teilnehmen. Zwar hätte er viel zur Thematik zu sagen, doch er ist von dem Projekt und seinem Ziel nicht überzeugt.

Wie erkennt man ihn?

Sie erkennen den Unwilligen gleich zu Beginn an seinem eher unkooperativen Verhalten. Geht es bspw. darum, das Interview am Arbeitsplatz durchzuführen, hat er mit Sicherheit etwas dagegen. Weitere Indizien im Gespräch reichen von einer abwehrenden Körperhaltung (z.B. verschränkte Arme, wenig Blickkontakt etc.), über "Herumgezappel" bis hin zu Aussagen gegenüber Kollegen, dass der Termin nur zehn Minuten dauert. Gern verdeutlicht er seinen Unwillen noch durch Rumspielen am Handy, Klicken am Rechner oder Spielen mit der Büroklammer.

Wie geht man mit ihm um?

Das Wichtigste im Umgang mit dem Unwilligen ist es, sich Zeit zu lassen! Natürlich gerät man durch das Verhalten seines Gegenübers unter Druck. Am besten ist es deshalb tief durchzuatmen, ruhig und bedacht auf die Äußerungen des Gesprächspartners zu reagieren. Es kann durchaus sein, dass der Unwillige, nachdem Sie eine Frage gestellt haben, erst einmal nichts sagt. Lassen Sie sich davon nicht nervös machen. Sie haben Zeit und können die Stille aushalten. Ihr Gegenüber wird die Frage schon noch beantworten oder nachfragen, wenn er sie nicht verstanden hat.

Versuchen Sie außerdem im Gespräch herauszufinden, warum Ihr Gesprächspartner Vorbehalte gegenüber dem Projekt hat: Vielleicht war er an der Entwicklung der Software, die Sie gerade überarbeiten wollen, maßgeblich beteiligt? Seine Ablehnung wird so für Sie viel leichter nachvollziehbar und Sie können entsprechend darauf reagieren. Z.B. indem Sie seine Vorbehalte zerstreuen und nach den Stärken "seiner" Software fragen: "Es geht nicht darum, diese Software einfach auszutauschen, sondern von ihr zu lernen."

Gegebenenfalls kann es sinnvoll sein "kritische Fragen", d.h. Fragen bei denen man eine negative Reaktion des Gesprächspartners erwartet, erst am Ende oder gar nicht zu stell

"Die Übereifrige"

"Ich hab da schon mal was vorbereitet."

Die Übereifrige ist mehr als nur gut vorbereitet: Sie versucht Ihnen das Gespräch aus der Hand zu nehmen. Ein anderer, sehr passender Ausspruch könnte daher auch lauten "Womit Sie sich unbedingt beschäftigen müssen…"

Wie erkennt man sie?

Die Übereifrige freut sich schon lange auf Ihren Interviewtermin, hat bereits den Besprechungsraum für die nächsten drei Stunden reserviert ("Da haben wir es doch ruhiger als bei mir am Platz.") und gegebenenfalls auch gleich noch ein oder zwei nicht minder interessierte Kollegen eingeladen. Sie weiß genau, worum es in dem Gespräch geht, hat sich inhaltlich vorbereitet und bereits erste Listen mit ihren Antworten erstellt. Wenn Sie ihr die Fragen vorher gegeben hätten, hätte Sie sich noch viel besser vorbereiten können.

Wie geht man mit ihr um?

Lassen Sie die Übereifrige ruhig erst einmal ein paar Minuten erzählen. - Das gibt Ihnen die Chance, sie besser kennenzulernen und Ihren ersten Eindruck zu vertiefen. Schließlich können Ihnen die eventuell vorbereiteten Inhalte durchaus von Nutzen sein. Leiten Sie dann bei passender Gelegenheit sanft, aber bestimmt zu den eigentlichen Themen des Interviews über.

Längere Pausen, um Ihrer Gesprächspartnerin Freiraum zum Reden zu geben, sind bei der Übereifrigen nicht nötig und können sich sogar störend auswirken, da diese dann die Gelegenheit ergreift weitere eigene Themen anzubringen. Bei größeren Abweichungen vom eigentlichen Gesprächsthema empfiehlt es sich daher möglichst konkrete Fragen zu stellen.

Auch eine überraschende Fragenformulierung - abseits von den Fragen, die die Übereifrige erwartet hat - kann sinnvoll sein: Fragen Sie, warum Ihr die vorbereiteten Sachen wichtig sind oder was ihre Kollegen auf Ihre Fragen antworten würden.

"Der Kurzangebundene"

"Wie ich eben schon sagte…"

Der Kurzangebundene ist dem ganzen Interview gegenüber weder besonders positiv noch negativ eingestellt: Er versucht einfach nur mit möglichst wenig Input (und Zeitaufwand) wieder heil aus der Sache herauszukommen. 

Wie erkennt man ihn?

Er antwortet schnell, ohne lange nachzudenken, ohne sich die Mühe einer ausführlichen und durchdachten Antwort zu machen. Er gibt ausweichende Antworten, wiederholt gleiche Wortgruppen oder gar ganze Sätze. Insgesamt antwortet er eher kurz und knapp. Wenn Sie ihn um detailliertere Erläuterungen bitten oder nachfragen, reagiert der Kurzangebundene schnell genervt.

Wie geht man mit ihm um?

Zeigen Sie Verständnis dafür, dass Ihr Gegenüber auch viele andere Dinge zu tun und vielleicht gerade nicht allzu viel Zeit hat. Heben Sie die Bedeutung seiner Mitwirkung hervor und betonen Sie einzelne, durch das Gespräch mit ihm neu gewonnene Informationen: "Das ist gut, dass Sie das erwähnen…" oder "Das hilft mir jetzt weiter."

Halten Sie sich beim Kurzangebundenen ansonsten ruhig an Ihrem Leitfaden "fest" und stellen Sie detaillierte Fragen: Je konkreter, desto besser. Die Devise lautet "dran bleiben". Fallen Ihnen bei diesem etwas mühsamen und kleinteiligen Vorgehen Widersprüche und Ungereimtheiten in den Aussagen des Interviewpartners auf, so sollten Sie diese am Ende konkret nachfragen. - Jede Frage könnte entscheidend in dem Vorhaben sein dem Interviewpartner wichtige Informationen für Ihr Projekt zu entlocken.

Sollte ein Interview deutlich früher fertig sein, dann ist das auch kein Beinbruch, solange Sie alle Antworten bekommen haben, die Sie haben wollten.

"Die Schwatzhafte"

"Ja, früher, in der anderen Firma - also nicht die, von der ich eben erzählte, sondern die davor, da war das ja so…."

Im Gegensatz zur Übereifrigen hat sich die Schwatzhafte nicht auf den Interviewtermin vorbereitet, nimmt ihn aber trotzdem als willkommene Gelegenheit für ein ausführliches Pläuschchen. - Sicher ist: Für dieses Interview stehen die Chancen gut, dass Sie Kaffee und Kekse angeboten bekommen.

Wie erkennt man sie?

Die Schwatzhafte ist ein Meister darin, aus einer vermeintlich noch so kurzen Aussage eine lange Geschichte zu machen. Sie erzählt nicht nur viel, sondern auch ohne Punkt und Komma, was ein Eingreifen Ihrerseits erschwert. Sie schweift schnell ab - und das in Themengebiete, die keinerlei Relevanz zum eigentlichen Inhalt des Gespräches haben. Die Schwatzhafte ist Ihnen gegenüber sehr aufgeschlossen und geradezu begeistert von Ihrem Besuch.

Wie geht man mit ihr um?

Versuchen Sie die Schwatzhafte zu bremsen: Stellen Sie möglichst konkrete Fragen, die keine allzu ausführlichen Erläuterungen zulassen. Dirigieren Sie den Redeschwall, indem Sie kurze Nachfragen oder Rückfragen dazwischen werfen. Wird die Zeit gar zu knapp, dann verweisen Sie auf die (nur) noch zur Verfügung stehende Zeit. Erläutern Sie, dass Sie gern ausführlich mit Ihrer Gesprächspartnerin reden möchten, da das Erzählte sehr interessant sei, Sie aber gleichzeitig auch all die anderen wichtigen Fragen stellen wollen, weshalb man sich jetzt etwas beeilen müsse.

Bei der Schwatzhaften ist es ungemein wichtig das Ziel des Interviews nicht aus den Augen zu verlieren: Bleiben Sie trotz der Menge an Aussagen kritisch und hinterfragen Sie auch in Nebensätzen dahingeworfene Äußerungen. Je tiefgreifender die Fragen werden, umso eher wird Ihr Gegenüber über die Antworten nachdenken müssen. - So kann am Ende doch noch ein intensives Gespräch über bisher noch nicht berücksichtigte Aspekte entstehen.

Kurze Pause

Damit an dieser Stelle nicht der Eindruck entsteht, dass ich selbst (auch) schwatzhaft wäre, legen wir eine kurze Pause ein. Die noch fehlenden "Typen" - "Der Angeber", "Die Schüchterne", "Der Sachverständige" und "Die Ahnungslose" - folgen im nächsten Beitrag.